Método da análise hierárquica aplicado à seleção de ambientes de aprendizagem: estudo de caso na área do ensino superior a distância

Método de análisis jerárquico aplicado a la selección de ambientes de aprendizaje: Estudio de caso en el área de la enseñanza superior a distancia

Analytic Hierarchy Process applied to learning environment: Case study in the arera of high degree distance education

Vanderli Correia Prieto, Fernando José Barbin Laurindo, Marly Monteiro de Carvalho

3. O Processo de Aquisição de Tecnologia de Informação

O processo de aquisição de tecnologia de informação trata da identificação e seleção de soluções ou componentes que atendam aos objetivos do negócio de maneira eficiente e eficaz.
Eficiência est relacionada com “fazer as coisas da maneira correta” e remete aos aspectos internos da atividade e maximização dos recursos: implantação com o menor custo, menor tempo e melhor aproveitamento dos recursos existentes - por exemplo, a infra-estrutura atual de TI - e que aconteça de acordo com as diretrizes do plano de implementação - Cassaro (1988); Walrad & Moss (1993); Laurindo (2002).

A eficácia est relacionada com”‘fazer as coisas certas’, propiciando resultados que podem melhorar o desempenho do negócio da empresa Cassaro (1988); Walrad & Moss (1993); Laurindo (2002) e somente ser obtida se o sistema de TI estiver alinhado aos objetivos estratégicos do negócio, alavancando ganhos de produtividade e aumento da competitividade.

Uma pergunta dirigida aos principais executivos das maiores empresas do Brasil sobre a que visavam com os projetos de TI em 2003 e 2004 deixa claro a expectativa de que os projetos de TI estejam totalmente alinhados aos objetivos estratégicos do negócio, enquanto que as metas prioritárias mencionadas para os projetos de TI são: redução de custos, aumento de valor agregado dos produtos/serviços, fidelização dos clientes, aumento de produtividade e diferencial estratégico. (Information Week, Business Forum, 2004).

Se por um lado as soluções de TI podem contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos, alcançar os resultados almejados parece não ser tarefa fácil. A pesquisa também aponta os principais fatores que podem comprometer o sucesso das implementações de TI (figura 2). Na visão dos CEO’s a falta de integração com outras áreas uma grande carência da equipe de TI, seguida da falta de conhecimento do negcio da empresa e da falta de planejamento e deficiência no conhecimento técnico. J para o CIO (Chief Information Office), o maior problema de sua equipe a falta de conhecimento do negócio da empresa, seguido da falta de integração e, então, do conhecimento técnico - figura 3. (Information Week, Business Forum, 2004).

O fato que estes fatores, se percebidos apenas quando o projeto j estiver em andamento, podem comprometer a eficiência e eficácia da solução proposta, o que atribui maior importância ao processo de aquisição de TI.

Quanto maior os custos, a escala e a complexidade do sistema em questão, maior também ser a complexidade do processo de aquisição. Algumas aquisições poderiam ser classificadas em sua natureza como commodities e poderiam ser feitas através de um processo padronizado e rápido, em concordância com as políticas e práticas da organização. Outras aquisições envolvem soluções com muito maior grau de complexidade e de alto custo e que vão impactar a maioria das áreas de negócio e requerem analisar e decidir entre várias alternativas. Outras aquisições ficam entre estes dois extremos (IFAC, 2000).

Alguns fatores tornam a seleção de ambientes de aprendizagem para ensino a distância uma deciso complexa, como descrito abaixo.

Existem muitas opções no mercado que reúnem uma série de recursos para criação e estruturação de curso na modalidade a distncia, incluindo softwares comerciais e softwares desenvolvidos por universidades e grupos de pesquisas. Uma breve pesquisa na internet traz um quadro comparativo entre 10 ambientes de aprendizagem, cada qual analisado sob o enfoque de 7 caractersticas, cada uma em média com 3 subitens (quadro comparativo entre ambientes para educação a distância, 2004).

Os critérios para tomada de decisão são muitos e de natureza bem variada. Existem os de natureza técnica, tais como a possibilidade de interação com outras ferramentas, previsibilidade, mecanismos de avaliação, segurança, meios de acesso, grau de flexibilidade necessário para os projetos da instituição, entre outros. Existem, também, os de natureza estratgica, como custos e a infraestrutura necessária para suportar tais projetos.

Um outro fator, presente de forma subjetiva ou não, a resistência das pessoas: dos professores despreparados para lidar com as novas tecnologias (PRIETO et al, 2004) e as incertezas da alta administração quanto ao posicionamento do negócio na área de EAD.

3.1 Elementos Básicos do Processo de Aquisição de TI

Diante do quadro de decisões complexas, a literatura apresenta alguns elementos que são típicos do processo de aquisição de TI e que visam dar maior clareza e segurança ao processo de tomada de deciso. A seguir, destacam-se alguns destes elementos:

Declaração dos Requisitos: necessário elaborar uma proposta coerente, documentada, que defina as atividades chave e suas respectivas entregas, delimite o tempo, o escopo do projeto e os recursos, assim como uma declaração de objetivos, incluindo claramente as contribuições esperadas para o negócio (IFAC, 2000).

Critérios de Avaliação: Uma atividade crucial no processo de aquisição de TI a necessidade de ter critérios de avaliação compreensíveis e mensuráveis, possibilitando a tomada de deciso por consenso, apesar da subjetividade envolvida no processo de julgamento. Os critérios para seleção e avaliação das alternativas de TI precisam ser mensurados em uma escala de prioridades, a partir de pesos relativos para cada critrio de maneira que os riscos da aquisição possam ser minimizados (IFAC, 2000; SAATY, 1994).

Segundo o guia de orientação para executivos sobre aquisição de TI (IFAC, 2000), o critério de avaliação ir auxiliar em:

• na quantificação dos trade-offs implícitos na seleção das decisões, por exemplo, balanceamento entre custos e qualidade, confiabilidade e performance;
• na identificação, através da atribuição de pesos relativos para cada critério, dos atributos que devem ser priorizados na aquisição, por exemplo, atributos funcionais devem ter ênfase sobre as características tcnicas e sobre os atributos de performance em determinadas situações;
• na diferenciação dos requisitos que são mandatórios para a organização dos que não são e devem ser eliminados das alternativas;
• no dimensionamento dos benefícios para os negócios associados com cada alternativa, orientando a seleção entre as alternativas;
• na maximização da participação dos diferentes grupos no processo de avaliação, uma vez que diferentes perspectivas so consideradas, ampliando o processo de seleção orientado para a decisão de compra.

Análise de Alternativas: As alternativas apropriadas precisam ser identificadas e analisadas. A seleção da melhor alternativa inclui (IFAC, 2000):

• conhecer a proposta de diferentes fornecedores de TI, o custo e o impacto sobre a estratégia de TI e de negócios.
• considerar a possibilidade de um desenvolvimento interno, customizado, em contraposição aquisição e implementação de uma solução padronizada, ou at mesmo um híbrido entre as duas soluções.

Atribuição de Responsabilidades: Diferentes grupos participam do processo de aquisição de TI - executivos, pessoal de TI, usurios de diferentes áreas, área comercial e legal

• importante que o papel de cada um esteja bem definido para evitar sobreposição de atividades ou lacunas na tomada de decisão. Atribuir responsabilidades a um comit conduzido por um Diretor de Projeto pode auxiliar na condução do processo (IFAC, 2000)

Envolvimento da alta direção: Um fator crítico o comprometimento e suporte dos altos executivos ao responsável pelo projeto (ROSS & WEILL, 2002; ROCKART & CRESCENZI, 1984).

Alinhamento:–a aquisição deve apresentar consistência entre a estratégia de negócios e a estratégia de ti. Segundo Henderson & Venkatraman (1993), o alinhamento deve se dar tanto em relação aos fatores internos empresa, quanto em relação aos fatores externos. Os fatores internos, dizem respeito estrutura administrativa da empresa, tais como, arquitetura de sistemas de informação, processos de sistemas de informação, habilidades em sistemas de informação, e ainda, aquisição, treinamento e desenvolvimento de conhecimento e capacidades individuais requeridas para efetivamente gerenciar e operar a infraestrutura de TI dentro da organização. Os fatores externos dizem respeito ao impacto da TI na estratégia da empresa, considerando o seu posicionamento na arena competitiva, os atributos que distinguem a empresa dos seus competidores, parcerias e alianças.

Obsolescência: O impacto de novas e emergentes tecnologias precisa ser considerado.